TEKA TEKI SILANG

TUGAS MANAJEMEN PERKANTORAN

PENGELOLAAN PERALATAN DAN SUMBER DAYA KERJA

Kelompok 1

Nama kelompok:

1.     Injili Rorong

2.   Armando R. Krey

3.   Veronika Boseke

4.   Rani Y. Roong

5.   Juan W. Laiya

Sumber Daya Dalam Manajemen Perkantoran.

Pada umumnya setiap organisasi memiliki unsur-unsur manajemen yang terdiri dari manusia, uang. material, mesin-mesin, metode dan pasar (Tool of Management) sebagai sumber daya yang akan dikelola sumber daya tersebut. Secara rinci sumber daya dalam manajemen perkantoran terdiri dari:

1. Pegawai Kantor

Yaitu para pegawai atau pejabat yang hakikat tugasnya adalah mengolah informasi.

2. Biaya Kantor

Dalam melaksanakan pekerjaan kantor tentu memerlukan biaya, baik untuk gaji, pembelian peralatan, maupun biaya untuk keperluan lainnya.

3. Materiel Kantor, yang terdiri dari:

a. Alat tulis kantor

Alat tulis kantor, antara lain kertas, stensil sheet, karbon, pita mesin tulis dan sebagainya. Benda-benda tersebut mempunyai kegunaan yang penting dalam proses penanganan informasi sehingga perlu pengelolaan yang baik agar tidak terjadi pemborosan.

b. Perabot kantor

Hal yang termasuk sumber daya ini antara lain lemari file, meja tulis, kursi dan lain-lain yang harus tepat pengadaan dan penggunaannya dalam mengelola informasi.

c. Ruang kantor

Pekerjaan kantor tidak mungkin dikerjakan di luar ruangan, kecuali dalam keadaan darurat atau untuk sementara. Pada umumnya pekerjaan kantor perlu dikerjakan dalam ruangan yang memadai.

d. Mesin-mesin kantor

Termasuk dalam sumber daya ini adalah mesin tulis, telex, mesin foto copy, komputer dan lain-lain.

e. Metoda kantor

Adalah cara kerja dan prosedur dalam menangani informasi. Untuk menangani informasi yang besar jumlahnya dan banyak macam ragamnya, cara kerja yang tepat dan prosedur yang tidak berbelit-belit akan menunjang tercapainya tujuan manajemen perkantoran.

f. Waktu khusus untuk pegawai kantor

Dalam hal tertentu, misalnya untuk suatu perusahaan yang tidak sepanjang hari menangani informasi maka perlu pengaturan waktu sehingga sehari-harinya tersedia waktu khusus untuk menangani informasi.

g. Pasar   Dalam hal tertentu untuk memasarkan hasil produksi dan keperluan lainnya.  

MENGELOLA SUMBER DAYA MANUSIA DAN HUBUNGAN TENAGA KERJA

A.    DASAR-DASAR MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA.

Manajemen Sumber Daya Manusia adalah ilmu dan seni mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja secara efisien dan efektif sehingga tercapai tujuan bersama perusahaan,karyawan dan masyarakat.

Fungsi operasional dalam Manajemen Sumber Daya Manusia merupakan basic pelaksanaan proses MSDM yang efisien dan efektif dalam pencapaian tujuan organisasi/perusahaan.

1.     Kepentingan stategis Manajemen SDM.

Peran strategis SDM dalam organisasi bisnis dapat dielaborasi dari segi teori sumber daya, di mana fungsi perusahaan adalah mengerahkan seluruh sumber daya atau kemampuan internal untuk menghadapi kepentingan pasar sebagai faktor eksternal utama. Sumber daya sebagaimana disebutkan di atas, adalah SDM strategis yang memberikan nilai tambah (added value) sebagai tolok ukur keberhasilan bisnis.

Manajemen SDM memiliki Peran, Fungsi, Tugas dan Tanggung Jawab :

v Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja / Preparation and selection.

A. PERSIAPAN.

Dalam proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan sumber daya manusia dengan menentukan berbagai pekerjaan yang mungkin timbul.Yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan perkiraan/forecast akan pekerjaan yang lowong, jumlahnya, waktu, dan lain sebagainya. Ada dua faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan persiapan, yaitu faktor internal seperti jumlah kebutuhan karyawan baru,struktur organisasi, departemen yang ada, dan lain-lain. Faktor eksternal seperti hukum ketenagakerjaan, kondisi pasa tenaga kerja, dan lain sebagainya.

B. REKRUTMEN TENAGA KERJA / RECRUITMENT.

Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai, karyawan, buruh, manajer, atau tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan sdm oraganisasi atau perusahaan. Dalam tahapan ini diperluka analisis jabatan yang ada untuk membuat deskripsi pekerjaan / job description dan juga spesifikasi pekerjaan / job specification.

C. SELEKSI TENAGA KERJA / SELECTION.

Seleksi tenaga kerja adalah suatu proses menemukan tenaga kerja yang tepat dari sekian banyak kandidat atau calon yang ada. Tahap awal yang perlu dilakukan setelah menerima berkas lamaran adalah melihat daftar riwayat hidup / cv / curriculum vittae milik pelamar. Kemudian dari cv pelamar dilakukan penyortiran antara pelamar yang akan dipanggil dengan yang gagal memenuhi standar suatu pekerjaan. Lalu berikutnya adalah memanggil kandidat terpilih untuk dilakukan ujian test tertulis, wawancara kerja / interview dan proses seleksi lainnya.

v Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and evaluation.

Tenaga kerja yang bekerja pada organisasi atau perusahaan harus menguasai pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya. Untuk itu diperlukan suatu pembekalan agar tenaga kerja yang ada dapat lebih menguasai dan ahli di bidangnya masing-masing serta meningkatkan kinerja yang ada. Dengan begitu proses pengembangan dan evaluasi karyawan menjadi sangat penting mulai dari karyawan pada tingkat rendah maupun yang tinggi.

Pelatihan ini  bertujuan untuk memperbaiki penguasaan berbagai ketrampilan dan tehnik pelaksanaan kerja tertentu, terinci dan rutin dan Pengembangan bertujuan untuk memperbaiki dan meningkatkan pengetahuan, kemampuan, sikap dan kepribadian.

v Mempertahankan angkatan kerja yang efektif.

Pemeliharaan SDM dimaksudkan sebagai suatu kegiatan manajemen untuk mempertahankan stamina SDM dalam melakukan pekerjaan dalam perusahaan. Dengan demikian yang bersangkutan tidak mengalami gangguan selama melakukan tugas yang diberikan kepadanya.

Faktor yang mendorong perlunya perusahaan melakukan pemeliharaan sumber daya manusia adalah :

a.     Sumber daya manusia merupakan modal utama perusahaan yang apabila tidak dipelihara dapat, menimbulkan kerugian bagi perusahaan

b.     Sumber daya manusia adalah manusia yang biasa yang mempunyai kelebihan, keterbatasan, emosi dari perasaan yang mudah berubah dengan berubah-ubahnya lingkungan sekitar.

Sumber daya manusia yang kurang mendapat perhatian dan pemeliharaan perusahaan akan menimbulkan keresahan, turunnya semangat dan kegairahan kerja, merosotnya loyalitas dan prestasi yang bersangkutan.

            Kegiatan pemeliharaan terhadap SDM yang dilakukan perusahaan melakukan sasaran utama, yaitu tetap bertahannya SDM dalam melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya. SDM akan terdorong tetap bekerja memberikan tenaganya, kemampuannya, pikirannya dan waktunya bagi perusahaan. Kegiatan pemeliharaan sumber daya manusia secara rinci untuk :

1.           Meningkatkan loyalitas SDM terhadap perusahaan.

2.           Meningkatkan motivasi dan disiplin kerja.

3.           Meningkatkan semangat dan kegairahan kerja.

4.           Meningkatkan rasa aman, bangga dan ketenangan jiwa SDM dalam melakukan pekerjaan.

5.           Meningkatkan kinerja SDM.

6.           Menurunkan tingkat kemangkiran SDM.

7.           Menurunkan tingkat turn over SDM.

8.           Menciptakan suasana hubungan kerja yang harmonis dan kebersamaan.

Penyusunan program kerja  ini  harus didasarkan pada kondisi nyata yang terdapat dalam perusahaan dan kemungkinan masa datang yang akan dihadapi. Pada dasarnys pemeliharaan dapat dilakukan perusahaan dapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu :

1.      Pemeliharaan SDM yang bersifat ekonomis

2.      Pemeliharaan SDM yang bersifat penyediaan fasilitas

3.      Pemeliharaan SDM yang berupa pemberian pelayanan

2.     karyawan penting bagi peningkatan produktivitas.

Sumber daya manusia memegang peranan penting dalam setiap penyelenggaraan kegiatan perusahaan meskipun peran dan fungsi dari tenaga kerja telah banyak digantikan dengan mesin-mesin industri. Tetapi pada kenyataannya sampai saat ini tenaga kerja masih menjadi faktor yang penting dalam menentukan jalannya proses produksi. Maka dari itu setiap perusahaan menghendaki agar setiap tenaga kerja dapat bekerja secara efektif dan efisien.Rendahnya kualitas tenaga kerja sangat berpengaruh terhadap pengembangan dan peningkatan produksi dalam berbagai bidang. Hal tersebut dikarenakan tenaga kerja memegang peranan penting dalam usaha untuk mencapai tujuan perusahaan.Suatu perusahaan yang mempunyai tujuan untuk mengembangkan usahanya, mempertahankan hidup, dan menghasilkan laba, maka produktivitas kerja karyawan sangat penting sebagai alat ukur keberhasilan dalam menjalankan usaha. Keberhasilan suatu perusahaan tercermin dari hasil kerja masing-masing individu dalam perusahaan, hasil kerja tersebut akan berpengaruh pada produktivitas organisasi secara keseluruhan.Dengan semakin meningkatnya produktivitas kerja karyawan diharapkan dapat berdampak pada peningkatan kesejahteraan karyawan pada

perusahaan tersebut. Kenaikan produktivitas tenaga kerja akan memberikan manfaat yang besar bagi tenaga kerja, dunia usaha maupun pemerintah. Dari sisi tenaga kerja produktivitas yang tinggi akan menambah jumlah upah yang diterima, bagi dunia usaha produktivitas tenaga kerja memberikan manfaat untuk menjaga kelangsungan hidup perusahaan dan bagi pemerintah dapat menaikkan pendapatan nasional.

Produktivitas kerja karyawan merupakan suatu akibat dari persyaratan kerja yang harus dipenuhi oleh setiap karyawan. Persyaratan itu adalah kesediaan karyawan untuk bekerja dengan penuh semangat dan tanggung jawab. Seorang karyawan yang memenuhi prasyarat kerja adalah karyawan yang dianggap mempunyai kemampuan, jasmani yang sehat, kecerdasan, dan pendidikan tertentu dan telah memperoleh ketrampilan untuk melaksanakan tugas yang bersangkutan dan memenuhi syarat yang

memuaskan dari segi kualitas dan kuantitas. Pada umumnya setiap perusahaan dalam menjalankan usahanya tidak terlepas dari adanya masalah produktivitas kerja karyawan.Selain pengalaman kerja dan upah, produktivitas kerja karyawan juga dipengaruhi oleh disiplin kerja.Disiplin kerja yang tinggi dari karyawan sangat diperlukan oleh suatu perusahaan dalam mencapai tujuan secara optimal.

B.   Perencanaan Sumber Daya Manusia.

. PENGERTIAN PERENCANAAN SDM

Sumber daya manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu, perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya.

Andrew E. Sikula (1981;145) mengemukakan bahwa:

“Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja didefinisikan sebagai proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti mempertemukan kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya berinteraksi dengan rencana organisasi”.

Perencanaan sumber daya manusia melibatkan analisa pekerjaan dan prediksi permintaan dan penawaran tenaga kerja.

Meramalkan permintaan dan Penawaran SDM di masa depan dengan cara menilai trend penggunaan SDM di masa lalu, rencana organisasi di masa depan dan tren ekonomi umum. Ramalan penjualan yang baik dapat menjadi dasar perhitungan kebutuhan SDM.

v Analisis Pekerjaan.

A. Analisa pekerjaan (job analysis) adalah

- Suatu analisa sitematis terhadap pekerjaan-pekerjaan di dalam suatu organisasi.

- Suatu pekerjaan adalah organisasi dari satuan kerja. Suatu pekerjaan terdiri dari sekumpulan tugas, kewajiban, penugasan dan tanggung jawab.

Analisa pekerjaan terdiri dari dua bagian yaitu:

1. Deskripsi pekerjaan (job description) merincikan tugas-tugas suatu pekerjaan, lingkungan kerja, serta alat, bahan dan perlengkapan yang digunakan dalam melakukan pekerjaan tersebut.

2. Spesifikasi pekerjaan (job spesification) merincikan ketrampilan, kemampuan dan pengalaman yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut.

Analisis pekerjaan dibuat agar dapat :

- Mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang akan dikerjakan

- Menentukan persyaratan-persyaratan untuk mengukur prestasi karyawan dan sistem penilaian kinerja yang berkaitan dengan pekerjaan

- Menetapkan tingkat kompensasi yang adil.

- Mengidentifikasi bahaya-bahaya yang potensial bagi keselamatan kerja karyawan

- Mengidenifikasi informasi dasar tentang prosedir operasional.

- Menjelaskan batas-batas wewenang dan tanggung jawab.

- Menyediakan data yang diperlukan untuk mengembangkan sistem klasifikasi pekerjaan.

B. Uraian Pekerjaan

adalah dekripsi tertulis tentang apa yang harus dikerjakan oleh seorang dalam kaitannya dengan pekerjaan tertentu, misalnya:

- Nama pekerjaan

- Ciri-ciri yang khusus

- Tugas-tugas khusus yang harus dilaksanakan

- Hubungan pekerjaasn tersebut dengan pekerjaan lain

- Kecakapan, alat-alat dan perlengkapan yang digunakan serta bagaimana menggunakannya.

- Material dan perbekalan yang digunakan

- Kecakapan fisik dan mental yang diperlukan

- Tugas-tugas dan tanggung jawab khusus yang diberikan kepada pekerjaan tersebut.

C. Spesifikasi Pekerjaan

Spesifikasi pekerjaan menjelaskan kecakapan seseorang dan digunakan sebagai persyaratan dalam merekrut tenaga kerja, sedangkan uraian pekerjaan menjelaskan pekerjaan yang harus dilaksanakan.

Contoh spesifikasi pekerjaan

- Persyaratan fisik: kesehatan yang baik, tidak memakai kaca mata

- Pendidikan, pengetahuan dan keahlian

- Pengalaman kerja

- Bakat: harus mempunyai kemampuan untuk mempelajari dan tetap mengingat petunjuk-petunjuk.

- Ciri-ciri pribadi: harus mempunyai emosi stabil, dan mampu menyesuaikan diri pada keadaan yang berubah-ubah serta mampu bekerja secara harmonis bersama rekan kerja.

D. Evaluasi Pekerjaan

adalah membandingkan suatu pekerjaan dengan pekerjaan yang lain untuk menjamin bahwa pekerjaan tersebut dihargai secara adil. Evaluasi pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya dengan memberikan nilai atau bobot kepada tiap bagian, kemudian dievaluasi menurut komponen-komponennya seperti berdasarkan kecakapan kerja, tanggung jawab, upaya dan lingkungan kerja.

v Menyesuaikan penawaran dan permintaan SDM.

Memprediksi permintaan akan berbagai jenis karyawan, sepertinya bagian operasi dan perwakilan penjualan.Organisasi besar menggunakan modal yang jauh lebih rumit untuk memprediksi kebutuhan SDM.

Peramalan penawaran tenaga kerja terdiri dari dua tugas yaitu :

1.     Meramalkan penawaran internal ( internal supply ) yaitu jumlah dan jenis karyawan yang akan berada di perusahaan pada satu waktu tertentu dan dimasa yang akan datang.

2.     Meramalkan penawaran external ( external supply ) yaitu jumlah dan jenis orang akan tersedia bagi proses rekrutmen dari semua pasar tenaga kerja.

Pendekatan yang paling sederhana adalah semata mata menyesuaikan level susunan staff pada saat ini untuk mengantisipasi perptaran dan promosi.Akan tetapi sekali lagi organisassi yang besar menggunakan model yang sangat canggih unntuk membuat ramalan tersebut.

Menyesuaikan penawaran dan permintaan SDM setelah membandingkan permintaan mendatang dan internal.manajer dapat membuat rencana untukmengelola kekurangan atau surflus staff yang telah diprediksi.Apabila diprediksi akan terjadi kekurangan,karyawan baru dapat dipekerjakan,karyawan lama dapat di latih kembali dan di pindahkan kembali dan dipindahkan ke pekerjaan yang kekurangan tenaga kerja,orang orang yang mendekati masa pensiun dapat diyakinkan untuk tetap bekerja,atau sistem penghematan penggunaan tenaga kerja (labor-seving) dan sistem peningkatan produktifitas dapat diterapkan.

Apabila organisasi harus melalukan rekrutmen,peramalan penawaran tenaga kerja eksternal dapat membantu manajer merencanakan cara merekrut sesuai dengan ketersediaan atau jeenis kelangkaan jenis orang yang diperlukan dipasar tenaga kerja.Pengunaan pekerja sementara juga membantu para manajer menyusun staff dengan cara memberikan kepada mereka fleksibilitas ekstra. Apabila staff berlebih diperkirakan akan menimbulkan masalah,pilihan utamanya adalah memindahkan kelebihan karyawan,tidak menggant orang-orang yang keluar,mendorong peensiun dini,dan memecat karyawan.

Tugas Manajemen perkantoran

PENGELOLAAN PERALATAN DAN SUMBER DAYA KERJA

A. Sumber daya dalam Manajemen perkantoran

Pada umumnya setiap organisasi memiliki unsur-unsur manajemen yang terdiri dari manusia, uang. material, mesin-mesin, metode dan pasar (Tool of Management) sebagai sumber daya yang akan dikelola sumber daya tersebut. Secara rinci sumber daya dalam manajemen perkantoran terdiri dari:

1. Pegawai Kantor

Yaitu para pegawai atau pejabat yang hakikat tugasnya adalah mengolah informasi.

2. Biaya Kantor

Dalam melaksanakan pekerjaan kantor tentu memerlukan biaya, baik untuk gaji, pembelian peralatan, maupun biaya untuk keperluan lainnya.

3. Materiel Kantor, yang terdiri dari:

a. Alat tulis kantor

Alat tulis kantor, antara lain kertas, stensil sheet, karbon, pita mesin tulis dan sebagainya. Benda-benda tersebut mempunyai kegunaan yang penting dalam proses penanganan informasi sehingga perlu pengelolaan yang baik agar tidak terjadi pemborosan.

b. Perabot kantor

Hal yang termasuk sumber daya ini antara lain lemari file, meja tulis, kursi dan lain-lain yang harus tepat pengadaan dan penggunaannya dalam mengelola informasi.

c. Ruang kantor

Pekerjaan kantor tidak mungkin dikerjakan di luar ruangan, kecuali dalam keadaan darurat atau untuk sementara. Pada umumnya pekerjaan kantor perlu dikerjakan dalam ruangan yang memadai.

d. Mesin-mesin kantor

Termasuk dalam sumber daya ini adalah mesin tulis, telex, mesin foto copy, komputer dan lain-lain.

e. Metoda kantor

Adalah cara kerja dan prosedur dalam menangani informasi. Untuk menangani informasi yang besar jumlahnya dan banyak macam ragamnya, cara kerja yang tepat dan prosedur yang tidak berbelit-belit akan menunjang tercapainya tujuan manajemen perkantoran.

f. Waktu khusus untuk pegawai kantor

Dalam hal tertentu, misalnya untuk suatu perusahaan yang tidak sepanjang hari menangani informasi maka perlu pengaturan waktu sehingga sehari-harinya tersedia waktu khusus untuk menangani informasi.

g. Pasar   Dalam hal tertentu untuk memasarkan hasil produksi dan keperluan lainnya.  

B. MENGELOLA SUMBER DAYA MANUSIA DAN HUBUNGAN TENAGA KERJA

A.    DASAR-DASAR MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA.

Manajemen Sumber Daya Manusia adalah ilmu dan seni mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja secara efisien dan efektif sehingga tercapai tujuan bersama perusahaan,karyawan dan masyarakat.

Fungsi operasional dalam Manajemen Sumber Daya Manusia merupakan basic pelaksanaan proses MSDM yang efisien dan efektif dalam pencapaian tujuan organisasi/perusahaan.

1.     Kepentingan stategis Manajemen SDM.

Peran strategis SDM dalam organisasi bisnis dapat dielaborasi dari segi teori sumber daya, di mana fungsi perusahaan adalah mengerahkan seluruh sumber daya atau kemampuan internal untuk menghadapi kepentingan pasar sebagai faktor eksternal utama. Sumber daya sebagaimana disebutkan di atas, adalah SDM strategis yang memberikan nilai tambah (added value) sebagai tolok ukur keberhasilan bisnis.

Manajemen SDM memiliki Peran, Fungsi, Tugas dan Tanggung Jawab :

v Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja / Preparation and selection.

A. PERSIAPAN.

Dalam proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan sumber daya manusia dengan menentukan berbagai pekerjaan yang mungkin timbul.Yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan perkiraan/forecast akan pekerjaan yang lowong, jumlahnya, waktu, dan lain sebagainya. Ada dua faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan persiapan, yaitu faktor internal seperti jumlah kebutuhan karyawan baru,struktur organisasi, departemen yang ada, dan lain-lain. Faktor eksternal seperti hukum ketenagakerjaan, kondisi pasa tenaga kerja, dan lain sebagainya.

B. REKRUTMEN TENAGA KERJA / RECRUITMENT.

Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai, karyawan, buruh, manajer, atau tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan sdm oraganisasi atau perusahaan. Dalam tahapan ini diperluka analisis jabatan yang ada untuk membuat deskripsi pekerjaan / job description dan juga spesifikasi pekerjaan / job specification.

C. SELEKSI TENAGA KERJA / SELECTION.

Seleksi tenaga kerja adalah suatu proses menemukan tenaga kerja yang tepat dari sekian banyak kandidat atau calon yang ada. Tahap awal yang perlu dilakukan setelah menerima berkas lamaran adalah melihat daftar riwayat hidup / cv / curriculum vittae milik pelamar. Kemudian dari cv pelamar dilakukan penyortiran antara pelamar yang akan dipanggil dengan yang gagal memenuhi standar suatu pekerjaan. Lalu berikutnya adalah memanggil kandidat terpilih untuk dilakukan ujian test tertulis, wawancara kerja / interview dan proses seleksi lainnya.

v Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and evaluation.

Tenaga kerja yang bekerja pada organisasi atau perusahaan harus menguasai pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya. Untuk itu diperlukan suatu pembekalan agar tenaga kerja yang ada dapat lebih menguasai dan ahli di bidangnya masing-masing serta meningkatkan kinerja yang ada. Dengan begitu proses pengembangan dan evaluasi karyawan menjadi sangat penting mulai dari karyawan pada tingkat rendah maupun yang tinggi.

Pelatihan ini  bertujuan untuk memperbaiki penguasaan berbagai ketrampilan dan tehnik pelaksanaan kerja tertentu, terinci dan rutin dan Pengembangan bertujuan untuk memperbaiki dan meningkatkan pengetahuan, kemampuan, sikap dan kepribadian.

v Mempertahankan angkatan kerja yang efektif.

Pemeliharaan SDM dimaksudkan sebagai suatu kegiatan manajemen untuk mempertahankan stamina SDM dalam melakukan pekerjaan dalam perusahaan. Dengan demikian yang bersangkutan tidak mengalami gangguan selama melakukan tugas yang diberikan kepadanya.

Faktor yang mendorong perlunya perusahaan melakukan pemeliharaan sumber daya manusia adalah :

a.     Sumber daya manusia merupakan modal utama perusahaan yang apabila tidak dipelihara dapat, menimbulkan kerugian bagi perusahaan

b.     Sumber daya manusia adalah manusia yang biasa yang mempunyai kelebihan, keterbatasan, emosi dari perasaan yang mudah berubah dengan berubah-ubahnya lingkungan sekitar.

Sumber daya manusia yang kurang mendapat perhatian dan pemeliharaan perusahaan akan menimbulkan keresahan, turunnya semangat dan kegairahan kerja, merosotnya loyalitas dan prestasi yang bersangkutan.

            Kegiatan pemeliharaan terhadap SDM yang dilakukan perusahaan melakukan sasaran utama, yaitu tetap bertahannya SDM dalam melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya. SDM akan terdorong tetap bekerja memberikan tenaganya, kemampuannya, pikirannya dan waktunya bagi perusahaan. Kegiatan pemeliharaan sumber daya manusia secara rinci untuk :

1.           Meningkatkan loyalitas SDM terhadap perusahaan.

2.           Meningkatkan motivasi dan disiplin kerja.

3.           Meningkatkan semangat dan kegairahan kerja.

4.           Meningkatkan rasa aman, bangga dan ketenangan jiwa SDM dalam melakukan pekerjaan.

5.           Meningkatkan kinerja SDM.

6.           Menurunkan tingkat kemangkiran SDM.

7.           Menurunkan tingkat turn over SDM.

8.           Menciptakan suasana hubungan kerja yang harmonis dan kebersamaan.

Penyusunan program kerja  ini  harus didasarkan pada kondisi nyata yang terdapat dalam perusahaan dan kemungkinan masa datang yang akan dihadapi. Pada dasarnys pemeliharaan dapat dilakukan perusahaan dapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu :

1.      Pemeliharaan SDM yang bersifat ekonomis

2.      Pemeliharaan SDM yang bersifat penyediaan fasilitas

3.      Pemeliharaan SDM yang berupa pemberian pelayanan

2.     karyawan penting bagi peningkatan produktivitas.

Sumber daya manusia memegang peranan penting dalam setiap penyelenggaraan kegiatan perusahaan meskipun peran dan fungsi dari tenaga kerja telah banyak digantikan dengan mesin-mesin industri. Tetapi pada kenyataannya sampai saat ini tenaga kerja masih menjadi faktor yang penting dalam menentukan jalannya proses produksi. Maka dari itu setiap perusahaan menghendaki agar setiap tenaga kerja dapat bekerja secara efektif dan efisien.Rendahnya kualitas tenaga kerja sangat berpengaruh terhadap pengembangan dan peningkatan produksi dalam berbagai bidang. Hal tersebut dikarenakan tenaga kerja memegang peranan penting dalam usaha untuk mencapai tujuan perusahaan.Suatu perusahaan yang mempunyai tujuan untuk mengembangkan usahanya, mempertahankan hidup, dan menghasilkan laba, maka produktivitas kerja karyawan sangat penting sebagai alat ukur keberhasilan dalam menjalankan usaha. Keberhasilan suatu perusahaan tercermin dari hasil kerja masing-masing individu dalam perusahaan, hasil kerja tersebut akan berpengaruh pada produktivitas organisasi secara keseluruhan.Dengan semakin meningkatnya produktivitas kerja karyawan diharapkan dapat berdampak pada peningkatan kesejahteraan karyawan pada

perusahaan tersebut. Kenaikan produktivitas tenaga kerja akan memberikan manfaat yang besar bagi tenaga kerja, dunia usaha maupun pemerintah. Dari sisi tenaga kerja produktivitas yang tinggi akan menambah jumlah upah yang diterima, bagi dunia usaha produktivitas tenaga kerja memberikan manfaat untuk menjaga kelangsungan hidup perusahaan dan bagi pemerintah dapat menaikkan pendapatan nasional.

Produktivitas kerja karyawan merupakan suatu akibat dari persyaratan kerja yang harus dipenuhi oleh setiap karyawan. Persyaratan itu adalah kesediaan karyawan untuk bekerja dengan penuh semangat dan tanggung jawab. Seorang karyawan yang memenuhi prasyarat kerja adalah karyawan yang dianggap mempunyai kemampuan, jasmani yang sehat, kecerdasan, dan pendidikan tertentu dan telah memperoleh ketrampilan untuk melaksanakan tugas yang bersangkutan dan memenuhi syarat yang

memuaskan dari segi kualitas dan kuantitas. Pada umumnya setiap perusahaan dalam menjalankan usahanya tidak terlepas dari adanya masalah produktivitas kerja karyawan.Selain pengalaman kerja dan upah, produktivitas kerja karyawan juga dipengaruhi oleh disiplin kerja.Disiplin kerja yang tinggi dari karyawan sangat diperlukan oleh suatu perusahaan dalam mencapai tujuan secara optimal.

B.   Perencanaan Sumber Daya Manusia.

. PENGERTIAN PERENCANAAN SDM

Sumber daya manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu, perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya.

Andrew E. Sikula (1981;145) mengemukakan bahwa:

“Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja didefinisikan sebagai proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti mempertemukan kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya berinteraksi dengan rencana organisasi”.

Perencanaan sumber daya manusia melibatkan analisa pekerjaan dan prediksi permintaan dan penawaran tenaga kerja.

Meramalkan permintaan dan Penawaran SDM di masa depan dengan cara menilai trend penggunaan SDM di masa lalu, rencana organisasi di masa depan dan tren ekonomi umum. Ramalan penjualan yang baik dapat menjadi dasar perhitungan kebutuhan SDM.

v Analisis Pekerjaan.

A. Analisa pekerjaan (job analysis) adalah

- Suatu analisa sitematis terhadap pekerjaan-pekerjaan di dalam suatu organisasi.

- Suatu pekerjaan adalah organisasi dari satuan kerja. Suatu pekerjaan terdiri dari sekumpulan tugas, kewajiban, penugasan dan tanggung jawab.

Analisa pekerjaan terdiri dari dua bagian yaitu:

1. Deskripsi pekerjaan (job description) merincikan tugas-tugas suatu pekerjaan, lingkungan kerja, serta alat, bahan dan perlengkapan yang digunakan dalam melakukan pekerjaan tersebut.

2. Spesifikasi pekerjaan (job spesification) merincikan ketrampilan, kemampuan dan pengalaman yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut.

Analisis pekerjaan dibuat agar dapat :

- Mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang akan dikerjakan

- Menentukan persyaratan-persyaratan untuk mengukur prestasi karyawan dan sistem penilaian kinerja yang berkaitan dengan pekerjaan

- Menetapkan tingkat kompensasi yang adil.

- Mengidentifikasi bahaya-bahaya yang potensial bagi keselamatan kerja karyawan

- Mengidenifikasi informasi dasar tentang prosedir operasional.

- Menjelaskan batas-batas wewenang dan tanggung jawab.

- Menyediakan data yang diperlukan untuk mengembangkan sistem klasifikasi pekerjaan.

B. Uraian Pekerjaan

adalah dekripsi tertulis tentang apa yang harus dikerjakan oleh seorang dalam kaitannya dengan pekerjaan tertentu, misalnya:

- Nama pekerjaan

- Ciri-ciri yang khusus

- Tugas-tugas khusus yang harus dilaksanakan

- Hubungan pekerjaasn tersebut dengan pekerjaan lain

- Kecakapan, alat-alat dan perlengkapan yang digunakan serta bagaimana menggunakannya.

- Material dan perbekalan yang digunakan

- Kecakapan fisik dan mental yang diperlukan

- Tugas-tugas dan tanggung jawab khusus yang diberikan kepada pekerjaan tersebut.

C. Spesifikasi Pekerjaan

Spesifikasi pekerjaan menjelaskan kecakapan seseorang dan digunakan sebagai persyaratan dalam merekrut tenaga kerja, sedangkan uraian pekerjaan menjelaskan pekerjaan yang harus dilaksanakan.

Contoh spesifikasi pekerjaan

- Persyaratan fisik: kesehatan yang baik, tidak memakai kaca mata

- Pendidikan, pengetahuan dan keahlian

- Pengalaman kerja

- Bakat: harus mempunyai kemampuan untuk mempelajari dan tetap mengingat petunjuk-petunjuk.

- Ciri-ciri pribadi: harus mempunyai emosi stabil, dan mampu menyesuaikan diri pada keadaan yang berubah-ubah serta mampu bekerja secara harmonis bersama rekan kerja.

D. Evaluasi Pekerjaan

adalah membandingkan suatu pekerjaan dengan pekerjaan yang lain untuk menjamin bahwa pekerjaan tersebut dihargai secara adil. Evaluasi pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya dengan memberikan nilai atau bobot kepada tiap bagian, kemudian dievaluasi menurut komponen-komponennya seperti berdasarkan kecakapan kerja, tanggung jawab, upaya dan lingkungan kerja.

v Menyesuaikan penawaran dan permintaan SDM.

Memprediksi permintaan akan berbagai jenis karyawan, sepertinya bagian operasi dan perwakilan penjualan.Organisasi besar menggunakan modal yang jauh lebih rumit untuk memprediksi kebutuhan SDM.

Peramalan penawaran tenaga kerja terdiri dari dua tugas yaitu :

1.     Meramalkan penawaran internal ( internal supply ) yaitu jumlah dan jenis karyawan yang akan berada di perusahaan pada satu waktu tertentu dan dimasa yang akan datang.

2.     Meramalkan penawaran external ( external supply ) yaitu jumlah dan jenis orang akan tersedia bagi proses rekrutmen dari semua pasar tenaga kerja.

Pendekatan yang paling sederhana adalah semata mata menyesuaikan level susunan staff pada saat ini untuk mengantisipasi perptaran dan promosi.Akan tetapi sekali lagi organisassi yang besar menggunakan model yang sangat canggih unntuk membuat ramalan tersebut.

Menyesuaikan penawaran dan permintaan SDM setelah membandingkan permintaan mendatang dan internal.manajer dapat membuat rencana untukmengelola kekurangan atau surflus staff yang telah diprediksi.Apabila diprediksi akan terjadi kekurangan,karyawan baru dapat dipekerjakan,karyawan lama dapat di latih kembali dan di pindahkan kembali dan dipindahkan ke pekerjaan yang kekurangan tenaga kerja,orang orang yang mendekati masa pensiun dapat diyakinkan untuk tetap bekerja,atau sistem penghematan penggunaan tenaga kerja (labor-seving) dan sistem peningkatan produktifitas dapat diterapkan.

Apabila organisasi harus melalukan rekrutmen,peramalan penawaran tenaga kerja eksternal dapat membantu manajer merencanakan cara merekrut sesuai dengan ketersediaan atau jenis kelangkaan jenis orang yang diperlukan dipasar tenaga kerja.Pengunaan pekerja sementara juga membantu para manajer menyusun staff dengan cara memberikan kepada mereka fleksibilitas ekstra. Apabila staff berlebih diperkirakan akan menimbulkan masalah,pilihan utamanya adalah memindahkan kelebihan karyawan,tidak menggant orang-orang yang keluar,mendorong peensiun dini,dan memecat karyawan.